Как правильно написать сопроводительное письмо

Отправляя свое резюме в компанию, многие забывают или просто ленятся дополнить его кратким Cover Letter. А ведь сопроводительное письмо может стать дополнительным преимуществом соискателя, если, конечно, отвечает необходимым требованиям.

Я то, что надо

Независимое исследование, проведенное недавно в США компанией Robert Half International, показало, что 60% руководителей считают сопроводительное письмо не менее важным, чем само резюме.

Роль Cover Letter в том, чтобы дополнить и уточнить резюме. Комментарий по делу сэкономит время адресата и будет положительно воспринят. "В письме стоит объяснить, почему вы считаете, что в достаточной мере соответствуете требованиям и чем можете компенсировать недостающие качества, - говорит Юлия Яновская, эксперт-аналитик КА "ВИЗАВИ Консалт".

Сергей Воропаев, партнер департамента налогов и права Deloitte&Touche, хотел бы видеть в сопроводительном письме краткую (и желательно, трезвую) оценку кандидатом своих сильных и слабых сторон. Если, например, соискатель не имеет опыта работы, то должен представлять, какие личные качества необходимы для ее выполнения. Например, желание обучаться, брать на себя больше обязанностей и ответственности. Эта информация станет вашей "изюминкой", поскольку в остальном все кандидаты без опыта, как правило, похожи друг на друга (образование, знание языков).

Cover Letter помогает соискателю вписаться в рамки вакансии. Юлия Яновская приводит такой пример: в объявлении о вакансии указан возраст от 22 до 38 лет, а вам на несколько лет больше. Зато все остальное (опыт, образование и т.п.) полностью отвечает ожиданиям работодателя. Напишите об этом, укажите, сколько вам лет и подчеркните, что вы полны сил и энергии, охотно работаете в молодежном коллективе (разумеется, только если все это - правда). Или еще: нужен опыт от 5 лет, у вас - чуть меньше 4-х после окончания института, но в студенческие годы вы помогали родственникам в семейной фирме, занимаясь аналогичным проектом.

Если вы не уверены в результате, допустимо отправить одно сопроводительное письмо, без резюме, сформулировав его в виде вопроса, считает Инесса Цыпкина, менеджер по обучению и развитию персонала компании Manрower. Например: "Меня очень заинтересовало ваше объявление, но мне на три года больше, чем в нем указано. Пожалуйста, сообщите, является ли это требование категорическим. Если вы готовы рассмотреть мою кандидатуру (всем остальным требованиям, указанным в объявлении, я соответствую), я немедленно пришлю подробное резюме. Заранее благодарна за быстрый ответ". Даже в случае отказа вы будете знать, что не упустили свой шанс.

Читаем между строк

Одни работодатели внимательно читают Cover Letters, другие же почти не обращают на них внимания. По мнению Сергея Воропаева, практическая ценность сопроводительных писем невелика, поскольку подлинную мотивацию кандидата все равно невозможно выяснить без личной встречи. Зато такие письма иной раз позволяют отсеять совсем уж не по адресу обратившихся кандидатов.

"Недавно я читал любопытное послание, - вспоминает он, - в котором кандидат рассчитал на несколько лет вперед экономическую эффективность своего найма в нашу компанию". Некоторые моменты сопроводительного письма особо интересуют адресатов. Например, откуда соискатель узнал о вакансии. Источник информации позволяет судить об эффективности того или иного инструмента привлечения персонала (объявление в газете, информация на сайте, личные связи). "К тому же, выбор источника, - считает Сергей Воропаев, - определенным образом характеризует самого кандидата и позволяет понять, доверяет ли он больше личным связям либо официальной информации".

Рецепт удачного письма

Большинство соискателей искренне полагают, что главное - грамотно составленное резюме, а сопроводительное письмо можно ограничить краткой припиской: "Меня очень заинтересовала опубликованная Вами вакансия!" или "Рассмотрите меня в качестве кандидата". Такие письма, по мнению Инессы Цыпкиной, бессмысленны, так как факт обращения соискателя уже показывает его заинтересованность. Другая крайность - большое письмо о "себе, любимом", которое очень мало соотносится с требованиями вакансии. Бывает, что в сопроводительных письмах упоминают супругов, пишут о хобби и прочих предметах, не имеющих значения в данном контексте.

Cover Letter не может быть универсальным для всего спектра интересующих вас вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, то текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться.

Требования к содержанию и форме вспомогательного письма в российских и западных компаниях различаются. Если в первых могут с пониманием отнестись к вежливому, краткому, пусть даже малоинформативному письму, то от "иностранцев" поблажек ждать не приходится. "Кандидату надо быть строго ориентированным на предложенную позицию и требования к ней, как можно четче описать те знания, опыт, которые ей соответствуют или могут быть полезны потенциальному работодателю", - советует Инесса Цыпкина.

Если информация направляется по электронной почте, то письмо, как и резюме, следует приложить в формате Word. Печатный документ должен быть оформлен на отдельном листе; все реквизиты (заголовок, дата составления, наименование и адрес получателя, подпись) - проставлены в соответствии с правилами оформления деловых писем.

Итак, вы представились, обозначили свои цели и рассказали о себе. Сообщите получателю, что перезвоните в определенное время и ответите на возможные вопросы. Обязательно позвоните, как и обещали. Обратите внимание на внешний вид письма: оно должно быть достаточно строгим, поэтому будьте осторожны со шрифтами, подчеркиванием или выделением цветом.

Полезные советы:

1. Составляйте письмо непосредственно "под компанию", в которую планируете устроиться. Покажите, что понимаете задачи компании и знаете рынок, на котором она работает. Четко изложите причины вашего выбора и покажите, что, благодаря имеющимся знаниям и опыту, вы идеально подходите именно на эту должность.

2. Опирайтесь на требования к желаемой вакансии.

3. Адресуйте письмо лично работодателю, чье имя указано в объявлении вакансии (как правило, это сотрудник отдела персонала). Никогда не пишите в теме письма обобщенные фразы типа "всем заинтересованным лицам" или "руководству предприятия".

Чего нельзя делать ни в коем случае:

1. Впадать в многословие. Уважайте чужое время - пишите лаконично и по существу.

2. Оригинальничать. Cover Letter как способ выделиться из общей массы можно рекомендовать, пожалуй, лишь представителям креативных профессий.

3. Употреблять фразу "надеюсь стать вашим сотрудником". Не умоляйте. "Не мог бы я с моими навыками пригодиться вашей компании?" Пользуйтесь весомыми доводами, говорите уверенно: "Вот что я предлагаю и вот что я могу для вас сделать. Вот как мои навыки помогут вам преуспеть".

4. Писать, почему вы уволились с предыдущего места работы. Если эта информация важна для работодателя, он задаст вопрос лично, на собеседовании.

5. Отправлять письмо с ошибками. Не ленитесь дважды проверить орфографию и пунктуацию. Вряд ли работодатель откликнется на косноязычное послание, типа: "Ваша вакансия заинтересовала мою кандидатуру".

ПРАКТИКА

Сопроводительное письмо к резюме

Ознакомившись с информацией на вашем сайте, я узнал, что ваша компания открыла вакансии в сфере санитарного контроля мясомолочного сырья. В этой связи хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения на позицию, связанную с осуществлением функции контроля качества, санитарно-ветеринарного контроля сырья и готовой продукции.

Я полагаю, что мой опыт работы может быть востребован как на позиции эксперта по закупкам мясомолочного сырья, так и на позиции руководителя службы санитарного контроля.

В течение последних лет я осуществляю успешную деятельность по выбранному направлению в составе государственных ветеринарных и таможенных контролирующих органов, имею наработанные связи и опыт сотрудничества как с крупнейшими российскими предприятиями пищевой отрасли, так и с ведущими зарубежными поставщиками.

Прилагаемое резюме даст представление о моем профессиональном опыте, квалификации и потенциальных возможностях.

удовольствием приму предложение встретиться и рассказать несколько больше о своем опыте работы и возможном потенциале. Вы можете связаться со мной по телефону … либо электронной почте …

Чрезвычайно признателен за интерес и внимание, проявленные к моему письму.

С уважением, Иванов И.И.

Комментирует

Татьяна МЕЛЬНИКОВА, директор Группы кадрового консалтинга "Зебра", к.э.н.:

Рассмотрим содержательную часть письма на предмет соответствия бизнес-требованиям к сопроводительным письмам.

• Большой минус письма - отсутствие обращения. Письмо необходимо адресовать тому лицу, чье имя указано в объявлении вакансии (как правило, это сотрудник отдела кадров, HR- департамент и т.п.). Данное письмо следует начать обращением "Уважаемая Мария Ивановна" и далее по тексту.

• Кандидат Иванов И.И. правильно указал источник сведений об открытых вакансиях (совокупность этих данных помогут работодателю определить, какие источники информации о наличии вакансий наиболее эффективны).

• Соискатель корректно предложил свою кандидатуру, точно указав интересующие его позиции (нередко указание позиций выглядит как "ищу работу с перспективой карьерного роста, позволяющую реализовать мои профессиональные знания и опыт"). Возможно указание не одной, а двух (но не более двух!) схожих должностей, открытых в компании, если опыт равно соответствует требованиям обеих позиций.

• Иванов И.И. кратко, но четко и содержательно охарактеризовал свой предыдущий опыт работы, представив себя как достойного кандидата на указанные вакансии. Целью конспективного представления резюме является обоснование соответствия профессиональных и личностных качеств соискателя заявленным в описании вакансии требованиям.

• Можно было бы отметить неслучайность своего выбора и желание работать и профессионально расти именно в данной компании, но слишком угодливое письмо тоже хорошего впечатления не производит. В данном случае этот пункт не является обязательным.

• Соискатель правильно отметил свою готовность пройти собеседование в компании и представить более полную информацию о себе, а также указал свой контактный телефон, по которому представителю работодателя удобней будет с ним связаться. Однако, формула вежливости "чрезвычайно признателен…", которую выбрал соискатель, пожалуй, чересчур архаична. Лучше оставить нейтрально-деловое "С уважением..".

Выводы

В целом, за исключением отсутствия обращения и преувеличенно вежливой концовки, рассмотренное письмо является примером для создания стандартных сопроводительных писем.

Источник: "Элитный персонал" №14 (502) 10 апреля 2007

На странице "Книги - бесплатно" Вы можете СВОБОДНО скачать некоторые материалы раздела "Бонус" немедленно.

Бросовая карта или козырь?