Как создать бизнес в Интернет и заработать (материалы сборника “Бизнес, Секс, Автомобиль...”)

Как написать электронное письмо

Как написать
электронное письмо.


Как написать электронное письмо, на которое ваш адресат захочет ответить?

Простые рекомендации помогут вам привлечь внимание незнакомого человека, "обучить" ваш почтовый клиент правилам сетевого этикета и зарекомендовать себя в качестве грамотного и вежливого собеседника.

Имя отправителя и подпись

Начнем с вашего имени или псевдонима. В Outlook Express подпись можно настроить в "Сервис > Параметры > Подписи", а имя отправителя - в "Сервис > Учетные записи > Почта > Свойства".

В почтовике The Bat те же параметры расположены в свойствах ящика (окна "Общие сведения и Шаблоны").

Запишите имя как можно проще, чтобы собеседник не мучился в долгих раздумьях: "Как же его называть?"

Пишите свое имя по-русски. Некоторые пользователи подписываются примерно так: Andrey Vaigelbart, ABC Corp., manager . Конечно, очень удобно использовать одну подпись и для писем зарубежным партнерам, и для русских друзей. Но если ваша фамилия не настолько проста, как Ivanov или Kuznetsov, адресату придется долго догадываться, как же она пишется по-русски. Вайгелбарт? Вайгельбарт? А может быть, Ваигелбарт? Чтобы ни у кого не возникало сомнений, запишите подпись по-русски и по-английски, а при создании письма удаляйте один из вариантов (в зависимости от того, кому вы пишите - русскому или американцу).

Напишите имя и фамилию. Некоторые пользователи используют подписи вроде "Кузнецов А. И.". Получатель оказывается в неловком положении: он бы и рад назвать человека по имени, но совсем не уверен в том, как его зовут (Антон, Андрей или Алексей?). Свое отчество нужно писать только в том случае, если вы хотите, чтобы к вам обращались по имени-отчеству.

Используйте короткую подпись (1-3 строки). Совершенно не нужно приводить свой электронный адрес так, как он присутствует в поле From (От кого) каждого письма. Если вам нравятся забавные цитаты (origins) в подписи, постарайтесь ограничиться короткими шутками.

Не стоит злоупотреблять и плагинами к mp3-плеерам типа Now Playing (эти программы вставляют в письмо название проигрываемой сейчас песни). Лучше всего ограничиться обычной формулировкой: "С уважением, Иван Иванов". Или что-нибудь более оригинальное вроде: "Всего доброго, Иван Иванов", "С наилучшими пожеланиями, Иван Иванов".

Тема письма

Всегда указывайте тему. Открыв папку "Входящие", человек, которому вы пишите, увидит ваш адрес и тему (subject) письма. Если вы не общались с ним раньше, то ваше имя ему ни о чем не скажет, и единственное, чем вы можете привлечь его внимание - это тема письма.

Кроме того, точная и правильная тема помогает быстро находить письма в папках почтового клиента. Когда в дальнейшем вам потребуется процитировать старое письмо, вы сможете быстро пробежать глазами по списку писем и выбрать нужное.

Указывайте конкретную тему сообщения. Самыми бестолковыми темами можно назвать общие слова ("Вопрос", "Помогите!", "Срочно!" или даже просто "Письмо").

Немногим лучше другой вариант. Пользователь пишет письмо автору программы (назовем эту программу Notepad), и в качестве темы письма указывает "Notepad". Если программа достаточно популярна, то автор ежемесячно получает сотни писем от пользователей. Тема "Notepad" абсолютно ничего не говорит о содержании сообщения и никак не выделяет письмо из множества ему подобных.

Как озаглавить такое письмо? Если вы сообщаете об ошибке, напишите что-то вроде этого: "проблемы с перекодировкой в Notepad 2.4" или "Notepad 2.4 - ошибка при запуске с консоли" А если вы хотите попросить программиста добавить новую "фичу", попробуйте такие темы: "предложения по интерфейсу Notepad", "улучшите поиск в Notepad".

То же правило годится и для писем журналистам. Тема "Ваша статья в Компьютерре" слишком неконкретна (может быть, у автора десятки статей в этом журнале). Лучше напишите в теме название статьи: обычно авторы помнят его лучше, чем дату выхода или название журнала.

Меняйте тему, если вы уже пишете о другом. Предположим, вы с приятелем обсуждали третий Doom, а затем плавно перешли к новому альбому "Once" группы "Nightwish". Но в теме письма до сих пор значится "Re[5]: карты в Doom III". В этом случае нужно просто ввести другую тему, например, "Nightwish - Once".

Содержание письма

Пишите такие письма, которые ваш адресат прочитает полностью.

Избегайте долгих лирических отступлений, неуместных анекдотов и прочего словоблудия. Пишите коротко, ясно и по делу, особенно если вы общаетесь с популярными личностями. Многие из них слишком заняты, чтобы вести бессмысленные разговоры.

Вспомните обо всех деталях. Когда вы сообщаете автору программы об ошибке, не забудьте упомянуть, какой версией программы вы пользуетесь, и какая операционная система у вас установлена.

Письмо с претензиями в адрес интернет-магазина следует начинать с номера заказа.

Если вы хотите рассказать своему другу об интересной программе или статье, отправьте ему URL или точное название программы, по которому ее можно найти в любой поисковой системе. В других похожих случаях нужно сообщить вашему адресату все детали, которые могут ему понадобиться.

Цитируйте предыдущие письма. Цитаты помогают вспомнить, о чем вы говорили в предыдущем письме. Выделяйте их знаком "больше" (>), потому что почти все почтовые клиенты умеют отображать такие цитаты другим цветом. В результате, ваши реплики и ответы собеседника будут выстроены в единый диалог:

>> В молодости Vangelis с друзьями организовали группу

>> Aphrodite.s Child. Ты не слушал их альбом "666"?

>> Мне особенно нравится Aegian Sea.

> Там, где затянутое нью-эйджевое вступление в стиле

> Chariots of Fire? IMHO, слабовато, другие композиции

>интереснее (The Lamb, например).

Хм, а я не против New Age. Хотя это дело вкуса, конечно.

Сокращайте затянутые цитаты. Цитата не должна быть намного длиннее ваших собственных слов. Не стоит цитировать все предыдущее письмо и добавлять в конце короткую приписку: "Спасибо" или "Да, я согласен". Подобные цитаты выглядят неряшливо и сильно увеличивают размер письма. Оставьте наиболее важное предложение из предыдущего письма, а все прочее удалите.

Пишите грамотный, связный текст. Многие советуют использовать программу проверки правописания. Однако никакая программа не сможет перефразировать непонятное для собеседника предложение или улучшить стиль вашего письма. Если вы не хотите прослыть неграмотным, перечитывайте письма перед отправкой. Бегло просмотрев свое послание, вы сразу найдете недописанные предложения или невнятно сформулированные фразы.

И не забывайте расставлять знаки препинания и начинать каждое предложение с прописной буквы. Небрежно набранный текст иногда производит даже худшее впечатление, чем просто безграмотное письмо.

Не злоупотребляйте восклицательными знаками, заглавными буквами, крупным шрифтом и смайликами. К счастью, такие не в меру экспрессивные письма:

"НУ ПОЧЕМУ ЖЕ ВАША ПРОГРАММА НЕ РАБОТАЕТ!!!!!!????? Я буду жаловаться в Европейский суд по правам человека :-)))))))))"

сейчас встречаются довольно редко. Это радует: люди перестали оглушать и ослеплять друг друга диким набором типографских символов. Но сегодня вы можете наткнуться на тех, кто завершает каждую свою реплику многоточием: "Возможно...", "Ну хорошо...", "Да, иногда я так делаю...".

Или говорит вопросами: "Здравствуйте. А почему ваша программа не поддерживает Unicode? И где можно найти справку к ней? И еще, как показать больше четырех последних документов в меню "Файл"?"

Ни то, ни другое не является хорошим тоном, равно как и использование смайликов в каждом предложении. Поставьте обычную точку. Может быть, она не дает столь широких возможностей для самовыражения, как другие знаки препинания, но зато точка всегда уместна и никого не будет раздражать.

Этикет

Воздержитесь от шуток с малознакомыми людьми. Политические анекдоты, шутки о представителях сексуальных меньшинств, юмор, обыгрывающий национальные и культурные различия - все это может серьезно обидеть человека, с которым вы общаетесь.

Другой похожий пример: вас оштрафовали на дороге, а вы рассказали об этом другу по переписке, не забыв употребить пару крепких выражений в адрес всех сотрудников российского ГАИ. Вскоре оказывается, что отец вашего друга - гаишник, и у его семьи немало друзей, которые служат в этом ведомстве.

В таком неловком положении может оказаться любой, кто общается со случайными знакомыми из форумов или чатов. Поэтому неоправданные обобщения о людях разных профессий, национальностей, вероисповедания следует исключить вовсе. Если очень хочется пошутить, посмейтесь над собой – немного самокритики никогда не повредит.

Не начинайте "священных войн". Споры типа "Linux против Windows", "командная строка против GUI", "коммунизм или капитализм", "попса или рок" отнимают у своих участников массу сил и времени, не давая совершенно никакого результата.

Поклонники Windows продолжают пользоваться этой ОС и говорить о том, как сложно освоить Linux. Линуксоиды все так же превозносят открытые исходники и указывают на многочисленные дыры в Windows. Споры на общие темы ни к чему не приводят, поэтому если вы цените свое время, не участвуйте в подобных словесных баталиях.

Поддерживайте доброжелательный тон и помните об элементарной вежливости. Представьте себя на месте автора программы, который открывает свой почтовый ящик и начинает читать письмо:

"Здравствуйте! А в Вашей программе ошибка: когда запускаете ее из консоли с параметром /c, она виснет. Когда Вы это исправите?"

Настроение у программиста будет испорчено на весь день. Лучше начать письмо с приятного для него сообщения. Например, так:

"Здравствуйте, Иван! Я пользуюсь Вашей программой Notepad 1.2.3 уже несколько месяцев, и она мне очень нравится. Но есть одна небольшая проблема: если вы запустите программу под Windows XP с параметром /c, она зависнет. Проверьте, пожалуйста. И еще кое-что. Вы не могли бы добавить проверку правописания в одну из следующих версий Notepad?"

Второе письмо намного вежливее, мягче, и вместе с тем, оно не слишком льстивое и ни в коем случае не заискивающее (это другая крайность, в которую не следует впадать). Старайтесь общаться "на равных". Большинство воспитанных людей положительно относятся к спокойному, доброжелательному тону.

Помните: утро вечера мудренее. Если вам понадобилось написать действительно важное письмо, напишите его вечером. Затем ложитесь спать, а утром перечитайте свое послание на свежую голову.

Обратите внимание на общий тон послания (особенно внимательно перечитайте первые одно-два предложения), на неточности и непонятные для адресата слова и фразы. В половине случаев вы обнаружите одну из тех ошибок, о которых говорилось выше. Этот метод хорош для серьезных деловых предложений, писем известным людям и других важных для вас посланий.

В заключение скажу, что я и сам далеко не безгрешен. Нередко я изматывал своих адресатов длинными отступлениями, неудачно шутил и выбирал неверную тему письма. Написав за пару лет более 700 деловых и личных писем, я наломал немало дров, но, в конце концов, выработал для себя правила, которые помогают написать вежливое и корректное сообщение. Буду очень рад, если эти правила помогут вам. Пишите письма!



Автор: Петр Каньковски
Источник: BusinessAcademy.com.Ru

Оставьте свой комментарий к статье!
Бизнес, Секс, Автомобиль...

Еще несколько статей из раздела "Бизнес В Интернет"


На странице "Книги - бесплатно" Вы можете СВОБОДНО скачать некоторые материалы раздела "Бонус" немедленно.







Комментарии:

Пишет Михаил от 2010-12-07, в 10:49:15
С удовольствием прочёл и принимаю к исполнению. Хотя некоторые положения были мне известны.
Пишет Татьяна от 2011-01-11, в 17:27:25
С юности очень люблю писать письма, поэтому с удовольствием воспользуюсь "отшлифованными" Вами правилами.
Пишет Оксана от 2011-03-13, в 08:41:52
С удовольствием прочла статью. Большое спасибо за советы.
Пишет Светлана от 2011-04-15, в 01:06:46
В Вашей статье я нашла подтверждение того, что я почти все делаю правильно при написании писем.
Петр, Вами проделана очень тяжелая работа! Спасибо.
Пишет Sergey от 2012-01-20, в 09:00:37
Всё отлично http://google-top10.ru/map.php http://jobsservis.com/map.php http://blog-press.ru/map.php
Пишет ольга от 2012-06-01, в 05:32:31
Спасибо за науку. Очень нужная статья для таких как я. Это пособие для начинающих пользователей. С уважением, Ольга.


Ваш комментарий к статье: Правила комментирования:

Имя (обязательно)
E-mail (не показывается, обязательно)
Защита от спама: введите сумму цифр 8+7= ? (обязательно)


Поиск по сайту:



Новые статьи
прямо в Ваш почтовый ящик!

В каждом выпуске ссылка
на БЕСПЛАТНОЕ скачивание
одной из книг раздела "Бонус".

Просто заполните
приведенную ниже форму!




Клиенты ждут Вас!




[ В раздел ]  [ Вверх ]

[ Главная ] [ Разделы сборника ] [ Бонус ] [ Заказ сборника ] [ Контакты ]
Copyright © 2007 - 2016 by Геннадий Нестеров