Как защитить офис компании.

Мой офис - моя крепость.

Как уберечь фирму от воров, хулиганов и прочих напастей?

Самое простое, что нужно сделать, – составить список элементарных правил безопасности и не стесняться требовать от сотрудников, чтобы они их неукоснительно соблюдали.

Где деньги лежат?

Как ни банально звучит, большие неприятности часто начинаются с маленькой беспечности.

– Этот человек появился без приглашения. Обычно я не встречаюсь с незнакомыми людьми без предварительной договоренности по телефону. А тут гость сослался на наших партнеров, заявил, что они порекомендовали ему купить наш товар. И я согласился, – рассказывает Николай Ватутин, генеральный директор компании «ABC», специализирующейся на оптовой торговле обувью. – К тому же оказалось, что незнакомец «забыл» дома паспорт. Мы записываем в специальную книгу данные всех посетителей, но этому удалось нас так заболтать, что мы опять нарушили правила. Улучив момент, гость залез в сумку одной из сотрудниц и вытащил деньги.

Второй раз фирма «АВС» пострадала, когда в офис вместе с менеджером вошел чужой человек, да так решительно, что его никто не посмел остановить.

Итогом визита стала пропавшая дубленка. После этого Николай Ватутин запретил всем сотрудникам фирмы впускать незнакомых людей, а на входную дверь был установлен такой замок, код которого набирается на задней панели и его невозможно подсмотреть. О подобных случаях вам в красках и подробностях расскажут в любом отделении милиции Москвы.

Столичные предприниматели постоянно рискуют столкнуться с одной из банд, которые специализируются именно на воровстве ценностей из офисов. Воры под видом посетителей и клиентов ежедневно обходят по три-четыре фирмы и охотятся за кошельками, ноутбуками, калькуляторами.

Поэтому первое, что нужно сделать, чтобы обезопасить свое рабочее место, – пресечь бесконтрольный доступ в помещение посторонних людей. Самый дешевый способ – кодовый замок, комбинация цифр которого известна только сотрудникам компании. Другой вариант – замок, считывающий магнитные карточки, которые стоит выдать персоналу в качестве пропуска.

В офисах, имеющих отдельный вход, целесообразно установить пост охраны и завести два журнала. В один необходимо записывать данные гостей и фамилии сотрудников, которые их пригласили. В другом журнале следует вести учет выдачи ключей от кабинетов. По московским расценкам, час работы профессионального секьюрити стоит от $0,9 до $4,5, но вахтера-инвалида можно нанять и за меньшую сумму.

Владеть каратэ и бить в яблочко из пистолета для охранника, работающего в маленькой фирме, чаще всего не обязательно. Главное – фильтровать людей по принципу «свой – чужой», отгонять мелких хулиганов и бить тревогу в случае серьезной опасности. При желании можно установить в офисе кнопку тревожной сигнализации, и тогда послать сообщение на пульт вневедомственной охраны можно будет одним нажатием пальца. В Москве установка такого устройства обойдется в 25 тыс. рублей, включая стоимость оборудования и услуги по его монтажу. Плюс придется еще около 5-5,5 тыс. рублей ежемесячно платить за пользование кнопкой.

Еще проще решится проблема, если вы решите снять помещение в деловом центре, на территории завода или НИИ. Обычно охранник дежурит у входа во все такие учреждения, и его услуги включаются в арендную плату.

Всем работникам организаций, расположенных здесь, оформляется постоянный пропуск, а их гостям выписывается временный.

Однако в любом случае надо помнить: нет ни одной системы безопасности, которую не могут обмануть изобретательные злоумышленники. На этот счет не обольщаются даже профессионалы и поэтому советуют следующее.

– Никогда не оставляйте посторонних людей в офисе одних, – говорит генеральный директор охранной фирмы Альфа-Хантер Василий Леонов. – Посетители должны входить и пребывать в помещении только в сопровождении ответственных сотрудников, круг которых необходимо заранее очертить. Предусмотрительные руководители фирм даже переговорную комнату устраивают рядом с входом в офис, чтобы не было необходимости проводить посетителей дальше.

Отдельная тема – касса компании.

– Необходимо, чтобы доступ к деньгам и другим ценностям был строго регламентирован, – советует Василий Леонов. – Кассу лучше разместить в самом недоступном, самом закрытом месте, куда не входят рядовые сотрудники.

Деньги следует держать в надежном пожароустойчивом сейфе, ключами от которого распоряжаются только два-три человека: генеральный директор, финансовый директор, кассир.

Чужой среди своих

Самая надежная точка опоры для обеспечения безопасности бизнеса – лояльность сотрудников компании. Людей с сомнительной биографией или опасными чертами характера лучше всего отсечь сразу. Чаще всего для этого достаточно просто позвонить на прежнее место работы человека и поинтересоваться, как он там себя зарекомендовал. Не будут лишними и связи в правоохранительных органах: если есть хорошие знакомые в милиции, они могут быстро проверить «подозреваемого» по картотеке и сказать, числится ли за ним какой-нибудь грешок.

– Если человек профессионален, но неискренен, утаивает какие-то страницы биографии, склонен играть в закулисные игры, то я его никогда не возьму на работу, – говорит директор компании «Цифра» Павел Голубев. – Мой принцип – лояльность превыше всего. В случае каких-то сомнений, я сразу ограничиваю доступ сотрудника к секретам компании. И не стесняюсь показаться несправедливым – ведь никто, кроме меня, мой бизнес не защитит.

При желании можно пригласить профессионального психолога, который выявит склонность человека к  воровству или нарушению дисциплины. На Западе для этого давно применяются стандартные психологические тесты, например такие, как CPI, MPI, KETEL. Очень полезно установить в офисе видеокамеры.

– Желательно, чтобы одна камера была установлена у входа в помещение, а другие были направлены на сейф с деньгами, на сервер, на склад и хранящуюся в нем продукцию. Если что-то пропадет, всегда можно будет выяснить, кто причастен к пропаже, – рекомендует Василий Леонов. – И не надо скрывать от сотрудников, что ведется видеозапись. Говорите об этом открыто.

Лучше уберечь людей от соблазна, чем потом ловить на воровстве.

Кстати, в фирме «АВС» вора, укравшего деньги, вычислили именно с помощью видеокамеры. Запись помогла отвести подозрение от своих и передать фотографию преступника в милицию.

Не позволит сотрудникам фирмы даже помыслить о чем-нибудь нехорошем и строгое указание охране – требовать письменное разрешение на вынос оборудования и других ценностей. Кроме того, офисное оборудование можно не только украсть, но и сломать. Поэтому, чтобы дорогостоящая техника реже ломалась, необходимо четко прописать правила ее эксплуатации и поместить у всех на виду. Например, некоторые компании встраивают в программу своих компьютеров всплывающее окно, которое ближе к концу рабочего дня выдает сотрудникам памятку приблизительно следующего содержания: «Уходя, гасите свет, выключайте компьютеры и кондиционеры, опускайте жалюзи, закрывайте кабинет и сдавайте ключи вахтеру».

В принципе, подобные вещи знают даже дети, но постоянное напоминание является хорошей профилактикой приступов забывчивости и рассеянности. По этим же причинам профессионалы рекомендуют ежегодно проводить в офисе противопожарные и дисциплинарные учения, которые помогут персоналу лучше уяснить, как себя надо вести в той или иной ситуации.

А самое эффективное средство агитации за соблюдение правил безопасности – штрафы за их нарушение. Сотрудник, не закрывший на ночь окно и наказанный на $20, мгновенно запомнит, что это недопустимо.

Недремлющее око

В особом присмотре офис нуждается ночью. Вездесущие камеры в это время должны работать безостановочно.

Сервер или видеомагнитофон, на который ведется запись, лучше расположить в надежно запертой комнате или шкафу, чтобы их не могли отключить злоумышленники или случайные люди.

Идеально, чтобы в офисе был ночной сторож. Но это по карману не всем. Однако ни в коем случае нельзя экономить на установке решеток на окнах и неприступной стальной двери. Помещение и оборудование, которое в нем находится, надо застраховать на случай кражи, пожара или других бедствий. А ключ от офиса лучше доверить двум-трем самым надежным людям, которые должны закрывать все двери перед уходом домой и включать сигнализацию, выведенную на пульт в милиции.

Во многих ситуациях ночного сторожа смогут с успехом заменить датчики, которые устанавливаются на окнах, дверях и стенах. Эти устройства улавливают различные подозрительные звуки, движения, излучения и мгновенно подают сигнал на контрольную панель – ядро офисной охранной системы. А она, в свою очередь, запускает для устрашения сирену, включает огнетушители, передает сигнал тревоги в милицию и пожарную охрану. Кроме того, электронный сторож оповестит о проблемах в офисе руководителей фирмы по телефону – стоит только запрограммировать номера, по которым нужно сделать звонок или отправить SMS-сообщение.

По назначению контрольные панели делятся на охранные, охранно-пожарные и пожарные. При этом надо иметь в виду, что, прежде чем подключить охранно-пожарные и пожарные панели, надо получить разрешение органов пожарного надзора. При желании панель можно запрограммировать так, что она будет контролировать только одну из зон помещения. Например, можно поставить на сигнализацию только склад, а в офисных помещениях как таковых можно будет спокойно трудиться в случае ночного аврала. По количеству контролируемых зон панели подразделяются на малозонные (до 10 зон), панели средней емкости (до 100 зон) и панели большой емкости (свыше 100 зон).

Изобретать велосипед и покупать по отдельности каждую из вышеописанных частей охранной системы не обязательно. Многие отечественные и иностранные фирмы продают продукт, интегрированный в единую компьютерную систему, где все части подобраны, подлажены друг под друга и оснащены своей собственной компьютерной программой. Из отечественных разработок наиболее известен «Видео-инспектор».

Но в любом случае не стоит заниматься оснащением офиса техническими средствами самому.

Доверьте дело профессионалам. Это могут быть специалисты вневедомственной охраны, коммерческие фирмы, занимающиеся продажей или монтажом охранного оборудования, или подразделения крупных компаний, работающих в сфере безопасности и выполняющих те же функции. Стоимость их услуг, как правило, составляет от 30% до 60% от стоимости оборудования.

При выборе фирмы, которой вы намерены поручить разработку системы безопасности для своей компании, обратите внимание на следующие моменты

ЛИЦЕНЗИЯ

У охранной фирмы должна быть лицензия на выполнение предполагаемых видов работы:

– от Федерального лицензионного центра при Госстрое России;

– от строительного комитета при администрации муниципалитета;

– от Управления государственной противопожарной службы.

РЕПУТАЦИЯ

Поинтересуйтесь, давно ли фирма работает на рынке и кто ее клиенты. Неплохо лично посетить объекты, где она устанавливала охранную систему, и узнать, исправно ли она действует.

СПЕЦИАЛИСТЫ

В штате фирмы должны быть профессионалы, свободно ориентирующиеся в гигантском количестве руководящих документов: ГОСТах, НБП, СНиПах, ППБ, ВСН и т.д. Иначе вы замучаетесь бегать по инстанциям, согласовывая свою охранную систему, и не сможете поддержать ее в рабочем режиме, если исполнители заказа внезапно исчезнут.

УСЛУГИ

Важно, чтобы фирма имела хорошие контакты в правоохранительных органах и могла самостоятельно подключить систему к пульту пожарной и вневедомственной охраны. Иначе вам придется заключать дополнительный договор с монтажниками из этих организаций, а это стоит отдельных денег.

МАТЕРИАЛЫ

Проконтролируйте, какой провод будет использован при монтаже сигнализации. Некоторые, например, телеграфный провод или радиочастотный кабель, слишком быстро выходят из строя, особенно, если укладываются без короба.

ГАРАНТИЯ

Обсудите условия гарантийного и постгарантийного обслуживания системы, чтобы в случае какой-нибудь поломки не обращаться за консультацией к электрику ближайшего ЖЭКа или самому браться за плоскогубцы.

Источник: Свой Бизнес
Материал взят с сайта: VlasnaSprava.info

Еще несколько статей из раздела "Бизнес"

• Как противостоять милицейскому произволу.
• Как правильно заключать договор аренды недвижимости.
• Как открыть агентство недвижимости - 1.
• 5 способов урезать затраты на объявления.
• Как увеличить продажи.

На странице "Книги - бесплатно" Вы можете СВОБОДНО скачать некоторые материалы раздела "Бонус" немедленно.

Ваш комментарий к статье: Правила комментирования: